Fattura elettronica in hotel: i dati necessari, guida 2026
Per ricevere una fattura elettronica da un hotel servono pochi dati, ma vanno dati giusti e al momento giusto: ragione sociale o nome e cognome, indirizzo completo, partita IVA e/o codice fiscale e, se siete un’azienda o un professionista, il codice destinatario a 7 caratteri oppure l’indirizzo PEC. La richiesta va fatta entro il pagamento o il check-out, non dopo: altrimenti l’hotel avrà già emesso il documento commerciale e la fattura non potrà più “sostituirlo”. Qui trovate la checklist completa per ogni tipo di ospite (azienda italiana, privato, cliente estero), i tempi di emissione, il bollo da 2 € e gli errori che fanno perdere tempo all’amministrazione.
In breve
Aziende e professionisti: ragione sociale, sede, partita IVA, codice fiscale (se diverso) e codice destinatario SdI oppure PEC.
Privati: nome, cognome, indirizzo e codice fiscale bastano; l’hotel non può pretendere PEC o codice destinatario.
Clienti esteri: identificativo fiscale del Paese d’origine, indirizzo con codice paese a due lettere; l’hotel userà i valori convenzionali previsti dall’Agenzia delle Entrate.
Tempi: chiedete la fattura entro il pagamento; l’hotel ha poi 12 giorni per emetterla.
Originale: vale solo il file XML passato dal Sistema di Interscambio; il PDF è una copia di cortesia.
Indice
Fattura o documento commerciale: cosa succede al check-out
In Italia i corrispettivi alberghieri e della ristorazione si certificano di norma con il documento commerciale, emesso dal registratore telematico, che dal 1° gennaio 2021 ha sostituito definitivamente ricevute e scontrini. La fattura arriva solo se il cliente la chiede espressamente entro il momento in cui l’operazione si considera effettuata, come spiega la guida dell’Agenzia delle Entrate su memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi.
Tradotto per chi viaggia: se pagate il soggiorno, ritirate il documento commerciale e il giorno dopo scrivete “mi servirebbe la fattura”, la reception non può semplicemente rifare il conto. Per questo il momento migliore per comunicare i dati è la prenotazione, o al più tardi il check-in.
Il “momento dell’operazione” non coincide sempre con la partenza. Secondo la circolare n. 3/E del 2020 sui corrispettivi, per i servizi l’obbligo scatta al pagamento, anche parziale, oppure all’ultimazione della prestazione se avviene prima. Un acconto versato a settembre per un meeting di novembre è quindi già un’operazione da certificare: se lo paga l’azienda, i dati per la fattura vanno dati insieme al bonifico della caparra, non a evento concluso.
Dal 1° gennaio 2019, ricorda la guida alla fattura elettronica dell’Agenzia delle Entrate, le fatture tra soggetti residenti o stabiliti in Italia possono essere solo elettroniche. Niente fattura cartacea, quindi: anche quella che vi stampano alla reception è soltanto una copia.
I dati da comunicare all’hotel, ospite per ospite
Il contenuto cambia a seconda di chi paga. La tabella riassume cosa preparare.
Chi paga | Dati anagrafici | Identificativo fiscale | Recapito SdI |
Azienda italiana | Ragione sociale, indirizzo della sede (via, CAP, comune, provincia) | Partita IVA e codice fiscale se diverso | Codice destinatario (7 caratteri) oppure PEC |
Libero professionista | Nome e cognome o denominazione dello studio, indirizzo | Partita IVA e codice fiscale | Codice destinatario oppure PEC |
Privato residente in Italia | Nome, cognome, indirizzo di residenza | Codice fiscale | Non obbligatorio |
Azienda o privato estero | Nome o ragione sociale, indirizzo completo, Paese | Partita IVA o identificativo fiscale estero | Non serve: l’hotel usa il codice convenzionale |
Azienda o professionista con partita IVA
È il caso più frequente per chi viaggia per lavoro. Oltre ai dati anagrafici e fiscali, l’hotel ha bisogno di sapere dove recapitare la fattura nel Sistema di Interscambio (SdI): il codice destinatario a 7 caratteri che la vostra azienda ha ricevuto dal suo software gestionale o dal suo intermediario, oppure un indirizzo PEC. Il funzionamento dei canali di recapito è descritto nella guida dell’Agenzia citata sopra.
Due consigli pratici. Primo: chiedete il codice destinatario all’ufficio amministrativo prima di partire, non al telefono dalla hall. Secondo: copiate il codice da un documento dell’amministrazione invece di dettarlo, perché basta un carattere sbagliato per far scartare la fattura.
Se la trasferta è pagata con la carta personale di un dipendente ma la fattura va intestata all’azienda, ditelo subito: intestatario della fattura e titolare del pagamento possono essere diversi, ma il nome dell’ospite in camera e quello dell’azienda devono essere entrambi chiari, perché l’ufficio che riceve la fattura deve capire a quale trasferta si riferisce.
Privato senza partita IVA
Anche un ospite privato può chiedere la fattura, ad esempio per tenere traccia di una spesa. In questo caso bastano nome, cognome, indirizzo e codice fiscale. Le FAQ dell’Agenzia sulle fatture verso consumatori finali chiariscono che l’albergatore non può pretendere dal consumatore un indirizzo PEC o un codice destinatario: la fattura viene trasmessa allo SdI e al cliente si consegna una copia informatica o cartacea. L’originale resta consultabile nella sua area riservata.
Se vi serve solo una ricevuta con il vostro codice fiscale, non è necessaria la fattura: il documento commerciale può riportare codice fiscale o partita IVA del cliente, a patto di chiederlo al momento dell’acquisto, come indica la guida sui corrispettivi elettronici.
Cliente estero, azienda o privato
Un’azienda tedesca che manda i tecnici a una fiera di Verona, o una coppia svizzera in vacanza sul Garda: per chi non ha codice fiscale italiano le regole sono diverse. L’obbligo di fattura elettronica riguarda le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, ma l’hotel può scegliere di emetterla comunque via SdI. In quel caso, secondo le FAQ dell’Agenzia sulle fatture transfrontaliere:
nel campo CodiceDestinatario va indicato “XXXXXXX”;
nella sezione IdFiscaleIVA si inserisce il codice paese e, nel campo IdCodice, l’identificativo fiscale del cliente estero;
il campo CodiceFiscale resta vuoto;
nell’indirizzo il CAP si compila con il valore convenzionale “00000”;
il codice paese segue lo standard ISO 3166-1 alpha-2 (DE, CH, FR, AT e così via).
Al cliente estero quindi basta comunicare nome o ragione sociale, indirizzo completo e numero di partita IVA o identificativo fiscale del suo Paese. La fattura gli verrà consegnata in copia, di solito via email.
Cosa deve contenere la fattura dell’hotel
Quando la ricevete, controllate che ci siano le voci essenziali: numero e data, dati dell’hotel che la emette (denominazione, sede, partita IVA, regime fiscale), i vostri dati, la descrizione dei servizi, l’imponibile, l’aliquota e l’imposta, l’importo totale. Le voci senza IVA devono riportare il codice “Natura” che ne spiega il motivo; le FAQ sulla compilazione della fattura elettronica dettagliano i casi particolari, come le operazioni fuori campo IVA.
La descrizione deve permettere di capire che cosa è stato pagato. Per un soggiorno di lavoro con cena e accesso alla spa, una fattura leggibile ha righe separate: pernottamento con il numero di notti, eventuali pasti al ristorante, servizi aggiuntivi. Separare le voci è utile soprattutto all’azienda, che spesso applica regole diverse a pernottamenti, pasti e servizi non legati al lavoro.
L’Agenzia ribadisce nella pagina su come si predispone una fattura elettronica che l’unica versione con valore legale è il file XML. Il PDF che l’hotel vi invia per email è comodo da allegare alla nota spese, ma l’originale è quello che trovate nel cassetto fiscale o nel gestionale della vostra azienda.
Tempi: entro quando arriva la fattura
La fattura immediata va emessa entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, cioè dal pagamento o dalla fine del servizio se precedente. La risposta a interpello n. 129 del 14 maggio 2020 ricorda che la fattura deve indicare anche la data dell’operazione, se diversa dalla data di emissione, e che l’invio tardivo resta sanzionabile.
Cosa significa per voi:
se avete fatto check-out il 5 del mese, la fattura può arrivarvi anche qualche giorno dopo, ed è normale;
la data che conta per la vostra nota spese è quella dell’operazione, non quella in cui ricevete il PDF;
se dopo due settimane non avete ricevuto nulla, scrivete all’hotel con numero di prenotazione e dati di fatturazione: spesso il problema è un codice destinatario sbagliato e la fattura è stata scartata dallo SdI.
Una fattura scartata dallo SdI si considera non emessa. L’hotel deve correggerla e ritrasmetterla, motivo in più per ricontrollare i dati prima di inviarli.
Il bollo da 2 € sulle fatture senza IVA
Alcune fatture non contengono IVA, perché riguardano operazioni esenti o fuori campo. Se l’importo di queste operazioni supera 77,47 €, la fattura è soggetta a imposta di bollo di 2 €, che l’emittente versa trimestralmente entro il giorno 20 del mese successivo al trimestre, tramite il portale Fatture e Corrispettivi. L’Agenzia calcola l’importo dovuto e lo mette a disposizione sul portale; le fatture scartate non entrano nel calcolo.
Per l’ospite il bollo è un dettaglio, ma spiega perché a volte compare una riga da 2 € che non si aspettava: non è un costo inventato dall’hotel, è un’imposta prevista dalla legge per quel tipo di documento. Chi ha dubbi su come registrarla in contabilità dovrebbe chiedere al proprio commercialista, perché il trattamento dipende dal regime fiscale dell’azienda.
Meeting, gruppi e trasferte: chi intesta cosa
Le trasferte di gruppo sono il caso in cui gli errori si moltiplicano. Prendiamo un esempio realistico: un’azienda organizza una giornata di formazione in hotel per dodici persone, con sala, coffee break, pranzo e un pernottamento per i relatori. Alcuni partecipanti la sera aggiungono di tasca propria un ingresso alla spa.
Il modo più ordinato per gestirlo:
Una fattura per l’azienda con sala, servizi congressuali, pasti e camere dei relatori, intestata con ragione sociale, partita IVA e codice destinatario forniti al momento della conferma.
Acconto fatturato subito: se l’hotel chiede una caparra, la fattura dell’acconto riporta già i dati aziendali; il saldo verrà fatturato a evento concluso.
Extra personali separati: chi aggiunge per sé un ingresso all’area benessere (35 € a persona) o un massaggio paga a parte e riceve il documento commerciale, oppure la fattura a proprio nome se la chiede subito.
Un solo referente: indicate all’hotel un nome e un’email dell’amministrazione a cui inviare copie e richieste di correzione.
Lo stesso vale per il ristorante: in una cena di lavoro con colleghi, chiedete la fattura prima di pagare, specificando quale azienda la riceve. Voci come il coperto (2,50 € a persona nel nostro ristorante) compaiono in fattura come le altre consumazioni.
Gli errori più comuni (e come evitarli)
Codice destinatario a 6 o 8 caratteri: il codice è di 7. Copiarlo a mano da una foto è la fonte di scarto più banale.
Partita IVA senza codice fiscale quando i due differiscono: capita con molte società, verificate sulla visura o chiedete all’amministrazione.
Indirizzo della filiale invece della sede legale: la fattura va intestata alla sede indicata nei registri fiscali dell’azienda.
Richiesta dopo il pagamento: a quel punto è già stato emesso il documento commerciale.
Dati inviati su un foglietto: meglio un’email con i dati copiati dal gestionale, o il modulo del check-in online quando disponibile.
Cliente estero con codice fiscale inventato: non serve; basta l’identificativo fiscale del suo Paese.
I dati dell’ospite e la privacy
Per emettere una fattura l’hotel raccoglie dati personali e fiscali, spesso insieme a quelli richiesti per la registrazione degli ospiti. Una struttura seria spiega chiaramente a cosa servono, per quanto tempo li conserva e chi li tratta. Se gestite strutture ricettive o semplicemente volete sapere cosa aspettarvi, questa guida pratica su cosa comunicare agli ospiti sul trattamento dei loro dati aiuta a capire che cosa, quando e come va spiegato al momento della raccolta.
Dal lato dell’ospite, la regola è semplice: comunicate solo i dati che servono alla fattura e alla registrazione, e preferite canali tracciabili come l’email di conferma della prenotazione.
Il nostro punto di vista
Ospitiamo spesso chi arriva per lavoro: tecnici che usano la navetta per l’Aeroporto di Verona, aziende che riservano il centro congressi per riunioni ed eventi, clienti che il giorno dopo ripartono sull’A4. L’esperienza ci dice che quasi tutti i problemi di fatturazione nascono da un solo momento: i dati comunicati tardi o a voce.
Per questo ai nostri ospiti business suggeriamo sempre di inserire i dati di fatturazione già nella richiesta di prenotazione, di separare fin da subito ciò che paga l’azienda da ciò che è personale, come una serata nella spa o una degustazione di vini, e di indicarci un riferimento amministrativo. Così la fattura parte senza correzioni e la nota spese si chiude in pochi minuti. Per i gruppi e gli eventi preferiamo concordare tutto prima: acconti, intestazioni e voci da separare.
— hotel
Soggiornare per lavoro tra Verona e il Garda
Se state organizzando una trasferta o un meeting, Hotel Saccardi è a 2 km dall’Aeroporto di Verona e vicino all’autostrada A4, con colazione e navetta incluse, parcheggio anche per la lunga sosta e un centro congressi modulare con dotazioni tecniche moderne. Potete scoprire il centro congressi o scegliere tra camere e suite, comunicandoci i dati di fatturazione al momento della richiesta. A fine giornata vi aspettano il Ristorante Salgari, aperto anche agli ospiti esterni, e la spa con piscina coperta e scoperta.
Domande frequenti
Posso chiedere la fattura dopo aver pagato il soggiorno?
Di norma no: la fattura va chiesta entro il momento del pagamento, altrimenti l’hotel emette il documento commerciale. Per non rischiare, comunicate i dati alla prenotazione o al check-in. Se avete pagato un acconto, la richiesta va fatta già in quel momento.
Un privato deve dare la PEC per avere la fattura?
No. L’hotel non può pretendere PEC o codice destinatario da un consumatore finale: bastano nome, cognome, indirizzo e codice fiscale. Riceverete una copia della fattura, mentre l’originale XML resta consultabile nella vostra area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.
Come fattura un hotel italiano a un’azienda estera?
L’hotel usa l’identificativo fiscale estero del cliente, il codice paese a due lettere, “XXXXXXX” come codice destinatario e “00000” come CAP, lasciando vuoto il codice fiscale. Il cliente deve solo fornire ragione sociale, indirizzo e numero di partita IVA del suo Paese.
Il PDF che ricevo per email è valido per la nota spese?
È una copia di cortesia, utile come allegato. Il documento con valore legale è il file XML trasmesso tramite il Sistema di Interscambio, che la vostra azienda riceve nel proprio gestionale o nel cassetto fiscale. In caso di dubbio sulla registrazione, fate riferimento al vostro ufficio amministrativo.
Entro quanti giorni deve arrivare la fattura dell’hotel?
La fattura immediata va emessa entro 12 giorni dall’operazione, cioè dal pagamento o dalla fine del servizio. Se non la ricevete, verificate prima il codice destinatario comunicato: un errore porta allo scarto e a una nuova emissione.
Fonti
Agenzia delle Entrate: guida a memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi
Agenzia delle Entrate: circolare n. 3/E del 2020 sui corrispettivi
Agenzia delle Entrate: FAQ compilazione della fattura elettronica
Agenzia delle Entrate: come si predispone una fattura elettronica
Agenzia delle Entrate: pagamento dell’imposta di bollo sulle fatture elettroniche
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